Garde facilement la trace de tous les détails importants grâce à une liste de contrôle.

Une check-list pour les événements ? Ça vaut le coup ou pas ? En tant que gestionnaire d'événements, il y a beaucoup de tâches auxquelles tu dois penser lorsque tu organises un événement. Une liste de contrôle complète de l'événement ou une liste de choses à faire est très utile ! De cette façon, tu n'oublies pas un seul détail, tu travailles de manière réfléchie et structurée et c'est exactement ce qui fait d'un événement réussi une véritable expérience !

Qu'il s'agisse de faire ta valise, de réserver tes vacances, d'organiser tes travaux de rénovation ou de lancer une nouvelle campagne de marketing événementiel, une liste complète des choses à faire est utile pour plusieurs raisons. Ta mémoire est un grand atout, mais il arrive que les tâches deviennent routinières et que tu oublies des étapes. Et parfois il y a trop de distractions, ta tête est tout simplement trop pleine, tu perds la concentration et oups... Avec une check-list claire et complète tu évites ces manquements. Tu gagnes également du temps (revenons à la préparation des bagages : qui ne s'est jamais rendu à l'aéroport sans passeport et a dû faire rentrer chez lui ?) et tu évites les erreurs (faire un gâteau et oublier les œufs, ça te dit quelque chose ?).

Il en va de même pour toi en tant que gestionnaire d'événements. Que tu organises ton premier événement ou que tu sois un professionnel chevronné de l'événementiel, une check-list d'événement en ligne est indispensable. De cette façon, tu as une vue d'ensemble parfaite de toutes les étapes de ton processus de planification et de son statut !

Pour t'aider à démarrer, nous énumérons les facettes les plus importantes qui accompagnent l'organisation d'un événement, et qui font partie d'une check-list complète si tu prévoies d'organiser un événement (en ligne).

Les objectifs de ton événement sont importants pour tout événement, qu'il s'agisse d'une réunion d'affaires, d'un festival, d'un séminaire, d'un roadshow ou d'une soirée privée. Dans ton logiciel de gestion d'événements, tu peux résumer exactement ce que tu veux réaliser avec ton événement. Ajoute également ton public cible, qui vas-tu inviter ? Cela te donne une première idée du nombre de participants, ce qui a un impact, par exemple, sur le lieu de l'événement que tu choisiras, sur la restauration que tu sélectionneras, etc. En attendant, tu peux rassembler toutes tes idées visuelles dans un moodboard en ligne dans ce processus, comme les lieux, la restauration, la décoration. Tu épingles toutes ces idées afin d'avoir une belle vue d'ensemble qui déterminera l'ambiance de ta réunion d'affaires, ton festival ou ta soirée privée. Prochaine étape, définis ton budget. Combien peut réellement coûter ta fête ? Choisis également une date (de fête) et un lieu d'événement qui a l'apparence adéquate pour les objectifs que tu souhaites atteindre avec ton événement. Le choix de lieux d'événements est très large, des environnements d'affaires aux salles de banquet, une tente dans un environnement extérieur ou pourquoi pas louer un château pour ton événement ?

La prochaine étape de ta liste de contrôle événementielle consiste à déterminer les modalités de restauration : quelles collations et boissons proposeras-tu à tes invités, qu'il s'agisse d'un food truck ou un repas étoilé. Note-les aussi dans la liste de contrôle de ton événement. Lorsque ton événement prend forme, tu dois également créer un script, un livre de référence (en ligne) qui décrit en détail qui doit faire quoi, quand et où. En outre, s'il est important pour ton événement interentreprises, n'oublie pas de prendre les mesures nécessaires pour le marketing de ton événement et de déterminer comment tu le commercialiseras (site Web, médias sociaux, imprimés, ...). Ensuite, un peu avant le jour J, il faut penser à la construction, comme de l'infrastructure technique, du mobilier et de la décoration. Et enfin, profite du jour de ton événement ! Après, il reste encore un point important dans ta liste de contrôle événementielle : tout comme les phases de préparation et d'exécution de l'événement sont essentielles, n'oublie pas de prendre les mesures nécessaires pour évaluer ton événement. N'attends pas trop longtemps et fais-le pendant que ton événement est encore frais dans ton esprit. Tu peux utiliser ces informations précieuses pour rendre ton prochain événement encore plus mémorable.

Les check-lists d'eventplanner.net pour organiser un événement sont en fait très simples. Tu crées un événement. Ensuite, tu commences par lister toutes les tâches, y compris la description, la priorité, l'avancement (tu peux ajuster le statut des tâches en un instant via un simple glisser-déposer) et la personne responsable. Pour te faciliter la tâche, notre check-list d'événements en ligne est même pré-remplie d'éléments, adaptés au type d'événement que tu organises. Par exemple, si tu planifies un mariage, nous te préparerons une « check-list mariage » avec tous les éléments et tâches spécifiques à ce type d'événement et qu'il ne faut absolument pas oublier. S'il y a une tâche qui ne correspond pas à ton concept, tu peux facilement la supprimer dans l'outil de gestion des événements. Si tu organises une réunion d'affaires, ta liste de tâches sera complètement différente. Les check-lists eventplanner.net s'adaptent donc comme un caméléon à ce dont tu as besoin pour ton événement. Si tu es un organisateur d'événements chevronné et que tu n'as pas besoin des check-lists détaillées, tu peux également choisir de créer un événement vierge afin de pouvoir créer la liste toi-même. En bref, les check-lists d'événements eventplanner.net sont un outil de gestion de projet à part entière, pour tout type d'événement, pour tout organisateur.