Le règlement de traitement des données en vigueur (ci-après : « Règlement de traitement des données» ou « Règlement ») réglemente le traitement des données personnelles par Pink Minds Media dans le cadre d'eventplanner.net, de la gestion des comptes/utilisateurs et des services associés (ci-après : « le logiciel »). Le présent Règlement découle de l'obligation inscrite à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après : « RGPD »).

Les termes du présent règlement suivent la définition des conditions générales d'utilisation de Pink Minds Media, société établie à Moleneinde 10, 2381 Weelde, Belgique, avec numéro de TVA BE 0892 854 217, avec adresse e-mail info@eventplanner.net (ci-après : « Pink Minds Media »). Cette version du document est une traduction de l'original en néerlandais et est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence, l'original néerlandais prévaudra.

Pink Minds Media met le Logiciel à disposition des utilisateurs via www.eventplanner.net (et toutes les variantes locales : .be, .nl, .es, .de, .co.uk, .ie, .fr, ...). Lorsque tu utilises le Logiciel (ci-après : « Utilisateur »), tu acceptes le traitement des données personnelles conformément au présent Règlement de traitement. Lors de l'utilisation du Logiciel, l'Utilisateur détermine la finalité et les moyens du traitement des données personnelles et l'Utilisateur est donc considéré comme un « responsable du traitement ». Pink Minds Media est considéré comme le « sous-traitant » des données personnelles que l'Utilisateur saisit dans le Logiciel.

Pink Minds Media s'engage à respecter les dispositions suivantes lors de l'exécution des activités de traitement. Les termes de ces dispositions doivent avoir le sens habituel tel que défini dans le RGPD. Sauf convention contraire expresse par écrit, l'Utilisateur accepte le présent Règlement lors de la première utilisation du Logiciel. Les dispositions du présent Règlement prévalent sur tous autres accords conclus entre les Parties, dans la mesure où ces accords sont contraires au présent Règlement.

Pink Minds Media traite les données personnelles que l'Utilisateur saisit dans le Logiciel. Il s'agit des données suivantes (ci-après : 'Données personnelles') :

• Membres de l'équipe : lorsque l'Utilisateur ajoute des membres de l'équipe, Pink Minds Media traite leur nom, prénom et autres données saisies concernant l'équipe ;
• Données du fournisseur : lorsque l'utilisateur ajoute des données sur les fournisseurs, Pink Minds Media traite le nom de l'entreprise et le numéro de TVA, le nom et la fonction de la personne de contact, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, l'adresse et d'autres données saisies à propos du fournisseur;
• Invités : lorsque l'Utilisateur ajoute des listes d'invités, Pink Minds Media traite le nom, le prénom et toute autre donnée saisie concernant les invités ;
• Inscription des visiteurs : lorsque l'Utilisateur utilise le module de billetterie/inscription, Pink Minds Media traite le nom et le prénom des invités, toute autre donnée saisie concernant les invités, ainsi que leur présence.

Pink Minds Media traite ces données personnelles pour le compte de l'Utilisateur afin de pouvoir fournir les services demandés par l'Utilisateur, avec l'exécution de l'accord comme base juridique.

Toutes les données personnelles que l'Utilisateur saisit dans le logiciel en tant que contrôleur seront conservées jusqu'à ce que l'Utilisateur les supprime ou jusqu'à ce que l'Utilisateur supprime le compte.

Pink Minds Media a nommé Bart Van den Brande du cabinet d'avocats d'affaires Sirius Legal en tant que DPD. Pour toutes questions concernant le présent Règlement sur les Sous-Traitants, l'Utilisateur peut le contacter via privacy@eventplanner.net

Pink Minds Media agit exclusivement pour le compte de l'Utilisateur et ne traite que les Données Personnelles strictement nécessaires à l'exécution du contrat avec l'Utilisateur. Pink Minds Media ne traite les Données Personnelles que pour les finalités décrites à l'article 1.

Pink Minds Media s'engage à informer et à former régulièrement les membres de son personnel qui sont responsables du traitement des Données Personnelles et de l'exécution de l'accord avec l'Utilisateur concernant les dispositions de la législation sur la protection de la vie privée en général et du Règlement en particulier.

Pink Minds Media a le droit de faire une sauvegarde ou une copie des Données Personnelles si cela est strictement nécessaire à l'exécution du contrat.

Pink Minds Media met à la disposition de l'Utilisateur toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues par le présent Règlement du Sous-traitant.

L'Utilisateur garantit à Pink Minds Media que cette dernière est en droit de traiter les Données Personnelles en exécution de l'accord avec l'Utilisateur. L'Utilisateur garantit également avoir respecté toutes les obligations incombant au responsable du traitement en ce qui concerne le traitement des Données Personnelles, tant au titre du RGPD que de toute autre législation ou réglementation applicable.

L'Utilisateur, en tant que responsable du traitement, est responsable de fournir une base juridique pour le traitement. En particulier, l'Utilisateur garantit avoir obtenu la permission et l'autorisation nécessaires pour pouvoir transférer les Données Personnelles à Pink Minds Media et pour permettre à Pink Minds Media de traiter les Données Personnelles dans le cadre de l'accord entre Pink Minds Media et l'Utilisateur.

Si Pink Minds Media reçoit une demande de la personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées, d'exercer ses droits conformément au Règlement, tels que, par exemple, le droit d'opposition ou le droit à l'effacement des données personnelles, Pink Minds Media transmettra sans délai cette mission à l'Utilisateur.

Pink Minds Media assiste l'Utilisateur, dans la mesure du possible, dans le respect de ses obligations concernant l'exercice de ses droits par les personnes concernées, ainsi que dans la réalisation d'une étude d'impact sur la protection des données. Si Pink Minds Media doit engager des frais (heures ou autres) pour cette assistance, elle est en droit de facturer l'Utilisateur.

Pink Minds Media est tenue de maintenir la confidentialité des Données Personnelles qu'elle traite pour le compte de l'Utilisateur.

L'Utilisateur autorise Pink Minds Media à communiquer les Données Personnelles à toutes les personnes, institutions et organismes qui participent directement à l'exécution de la mission lorsque cela est strictement nécessaire à l'exécution du contrat avec l'Utilisateur et dans les limites du Règlement.

La notification à des tiers autres que ceux décrits dans le paragraphe précédent est interdite, sauf si elle est imposée par ou en vertu de la loi ou est requise sur la base d'une décision de justice. Toute communication à des tiers légalement requise doit être notifiée au préalable par Pink Minds Media à l'Utilisateur.

Pink Minds Media prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité raisonnable. Pour cela, Pink Minds Media utilise une procédure pour tester, estimer et évaluer périodiquement les mesures techniques et organisationnelles quant à leur efficacité pour la sécurité du traitement.

Pink Minds Media, conformément à l'article 32 du Règlement Général sur la Protection des Données, prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les Données Personnelles et leur traitement afin de protéger les Données Personnelles de l'Utilisateur contre la perte, le piratage, la destruction ainsi que toute autre forme de traitement illégal. Si Pink Minds Media constate qu'un traitement non autorisé a eu lieu, elle en informera l'Utilisateur dans les 48 heures.

Pink Minds Media prendra les mesures nécessaires pour limiter l'accès aux données personnelles aux employés embauchés par Pink Minds Media qui ont besoin d'accéder à ces données personnelles pour pouvoir exécuter l'accord avec l'utilisateur.

l'Utilisateur garantit que les données personnelles fournies sont correctes et complètes. L'Utilisateur reconnaît et accepte que Pink Minds Media n'a aucune obligation envers l'Utilisateur de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des Données Personnelles fournies. Pink Minds Media n'est pas responsable à l'égard de l'Utilisateur à quelque titre que ce soit, y compris la responsabilité des dommages subis par l'Utilisateur du fait de réclamations de tiers, y compris la personne concernée telle que définie dans le RGPD, sur la base du traitement par Pink Minds Media de Données Personnelles incorrectes ou incomplètes fournies par l'Utilisateur à Pink Minds Media.

L'Utilisateur est responsable et s'engage à indemniser Pink Minds Media de tout dommage et frais subis par Pink Minds Media dans le cadre du traitement des Données Personnelles par Pink Minds Media en exécution du contrat avec l'Utilisateur, y compris tout dommage qui doit être indemnisé par Pink Minds Media à un tiers, y compris la personne concernée, et qui résulte d'une erreur imputable à l'Utilisateur, du non-respect de ses obligations au titre du présent Règlement ou de l'inexactitude de toute garantie fournie par l'Utilisateur dans le présent Règlements.

La responsabilité de Pink Minds Media est toujours limitée aux cas spécifiquement prévus par le RGPD. La responsabilité de Pink Minds Media est dans tous les cas toujours limitée aux dommages directs causés à l'Utilisateur. L'Utilisateur garantit à tout moment Pink Minds Media contre toute réclamation de tiers.

Pink Minds Media observera toujours la plus grande confidentialité à l'égard des Données Personnelles traitées. Les données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour l'exécution de l'accord avec l'utilisateur. Si les données personnelles ne sont plus nécessaires après cela, Pink Minds Media les effacera de manière adéquate et les supprimera définitivement.

En cas de cessation du traitement, quelle qu'en soit la manière, Pink Minds Media supprimera immédiatement et de sa propre initiative toutes les Données Personnelles contenant des documents, disques informatiques, clés USB et autres supports d'informations, y compris leurs copies, que le contenu des supports de données soit produit ou réalisé par Pink Minds Media, celle-ci détruira l'Utilisateur pour le traitement ou des tiers et/ou chargera les sous-traitants de faire le nécessaire.

l'Utilisateur accepte que les données personnelles ne puissent pas être immédiatement supprimées de toutes les sauvegardes. Pink Minds Media conserve des sauvegardes des Données Personnelles pendant une durée de douze mois après la fin du traitement. Au bout de douze mois, les sauvegardes contenant des Données Personnelles sont définitivement supprimées.

Pink Minds Media ne transmet pas les Données Personnelles de l'Utilisateur à des tiers pour des raisons commerciales. Dans certains cas, Pink Minds Media est tenue par la loi ou par décision de justice de transférer des Données Personnelles à des tiers. Pour tous les autres cas, Pink Minds Media doit obtenir l'autorisation de l'Utilisateur pour transmettre les Données Personnelles à des tiers (institutions, autorités, ...).

Si Pink Minds Media obtient le consentement écrit préalable de l'Utilisateur, Pink Minds Media est autorisée à ne mettre que des données anonymes à la disposition de tiers qui ne participent pas directement ou indirectement à l'exécution de l'accord avec l'Utilisateur. Pink Minds Media garantit que ce transfert à des tiers s'effectue toujours dans les limites du Règlement général sur la protection des données et ne concerne que les traitements en vue d'un archivage d'intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.

Pink Minds Media peut nommer des sous-traitants-processeurs pour effectuer les activités de traitement pour l'Utilisateur. Si Pink Minds Media fait appel à un sous-traitant au sens du présent article, Pink Minds Media conclut avec le sous-traitant un accord écrit comprenant au moins toutes les garanties, obligations et responsabilités découlant du présent Règlement du sous-traitant.

Pink Minds Media essaie toujours d'utiliser au maximum les sous-traitants européens et ainsi de conserver les données personnelles dans l'Espace économique européen (EEE) dans la mesure du possible. Si Pink Minds Media doit néanmoins s'appuyer sur des sous-traitants non européens, elle s'assurera que les Données Personnelles sont tout aussi sûres hors d'Europe qu'en Europe. Pink Minds Media conclut des Clauses Contractuelles Types avec ces sous-traitants le cas échéant et apporte des garanties complémentaires de sécurisation des Données Personnelles.

Si le sous-traitant ne respecte pas ces obligations, Pink Minds Media est responsable du respect des obligations du sous-traitant. L'Utilisateur peut demander la liste actuelle des sous-traitants sur simple demande par courrier électronique et a le droit de s'opposer à la coopération avec un sous-traitant particulier.

Une violation de données au sens du présent règlement désigne une violation de la sécurité qui entraîne accidentellement ou illégalement la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès aux données personnelles transmises, stockées ou autrement traitées.

Si une violation de données est découverte, Pink Minds Media en informera l'Utilisateur par email dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures suivant la découverte.

Après la découverte d'une violation de données, Pink Minds Media tiendra l'Utilisateur informé des mesures prises pour limiter l'ampleur de la violation de données ou pour l'empêcher à l'avenir.

Il appartient à l'Utilisateur de signaler la violation de données aux autorités de contrôle dans les délais légaux.