Nous ne nous attendions pas à ce qu'en 2020 et 2021, nous devions réévaluer la façon dont nous planifions et organisons les événements. Il y a à peine un an, nous rédigions notre plan annuel et nous nous concentrions sur le nombre de conférences ou d'ateliers que nous organiserions, ainsi que sur le taux de participation prévu pour chacune. Mais les choses ne se sont pas déroulées comme prévu.
Cependant, chaque crise s'accompagne de nouvelles opportunités et idées. Il est maintenant temps que nous ayons le plus besoin les uns des autres pour discuter des nouveaux scénarios mondiaux et économiques, planifier les mois à venir et décider de la manière dont notre monde va changer. Compte tenu du nombre d'entreprises, de marques et d'organisations qui ont mis en ligne leurs événements, nous pouvons certainement dire que cette crise nous a rendus plus forts et plus disposés à doubler notre stratégie événementielle. Et bien que nous allions recommencer à nous rencontrer en personne finalement, puisque rien ne peut changer l'expérience des événements en personne, ce format nouvellement découvert améliorera l'impact de nos événements.
En fait, il faut s'attendre à ce qu’on s’engage de plus en plus aux événements hybrides qui combinent à la fois des expériences en face à face et virtuelles. Cela les aidera à attirer un public plus large et à capitaliser sur le contenu de l'événement en ligne. Mais comment passer des événements en personne aux expériences hybrides de la bonne manière? Nous avons décrit quelques étapes que vous voudrez prendre pour assurer une transition facile en personne à hybride pour votre équipe de planification et vos participants.
Étape 1. Choisissez le bon partenaire technologique événementiel en ligne
De la même manière que vous utilisez des outils numériques pour gérer la logistique des événements en personne, vous aurez besoin d'un partenaire technologique événementiel de confiance pour organiser des événements en ligne. La bonne chose est qu'il existe de nombreux fournisseurs de technologies qui organisent des événements en face à face et virtuels. Vous devriez commencer par demander à l'équipe de la marque de technologie événementielle avec laquelle vous collaborez si elle peut soutenir vos événements en ligne. Sinon, vous pouvez continuer à travailler avec eux en termes de logistique de planification d'événements, mais utiliser une plate-forme vidéo pour gérer l'événement lui-même.
Ou vous pouvez rechercher une marque de technologie événementielle qui peut fournir une plate-forme d'événements en ligne tout-en-un. En d'autres termes, vous voudrez peut-être rechercher un outil qui vous aidera à gérer la logistique de la gestion des événements (comme la promotion de l'événement, le processus d'inscription, les campagnes par e-mail, etc.) et à lancer votre étape événementielle en ligne pour vos sessions virtuelles. Réservez du temps pour évaluer vos options, effectuez peut-être quelques essais et discutez de vos besoins avec différentes équipes techniques événementielles.
Étape 2. Améliorez l'expérience utilisateur de vos participants en ligne
Lorsqu'ils assistent à un événement en personne, les gens interagissent généralement avec l'environnement lui-même en naviguant dans le lieu et en discutant avec d'autres invités. Une expérience d'événement en ligne, cependant, est très similaire à l'utilisation d'une plate-forme ou d'un logiciel. Vos participants en ligne deviennent des utilisateurs. Et qu'est-ce qui permet aux utilisateurs de profiter d'une expérience virtuelle? Être capable d'utiliser la plateforme en toute simplicité.
En d'autres termes, vous devez vous assurer que vos invités virtuels peuvent se connecter à la scène virtuelle, interagir avec les orateurs et se repérer facilement. Pour améliorer leur expérience et rendre votre événement aussi parfait que possible, assurez-vous qu'ils n'auront pas à passer trop de temps à essayer de comprendre comment utiliser la plateforme. Offrir à vos participants virtuels une expérience intuitive est un must pour un événement en ligne réussi.
Étape 3. Offrez à vos participants en ligne la possibilité de s'engager et de se connecter les uns avec les autres
En termes d'engagement, votre événement en ligne n'est pas très différent d'un événement en face à face. Après tout, lorsque vous travaillez avec un bon partenaire de technologie événementielle, vous pourrez lancer des sondages en direct et des sessions de questions-réponses. Ces outils simples aideront vos invités virtuels à interagir avec le modérateur et vos intervenants et à s'exprimer si nécessaire.
Cependant, amener les gens à se parler lors d'un événement en ligne peut être plus difficile, car ils ne peuvent évidemment pas se mêler et engager des conversations. Dans un environnement en ligne, leurs options sont plus limitées. La bonne chose est qu'il existe certaines plates-formes d'événements en ligne qui offrent également des opportunités de réseautage pour vos participants virtuels. Si c'est quelque chose que vous souhaitez fournir lors de votre événement en ligne, parlez-en à votre partenaire technologique événementiel.
Étape 4. Utilisez le contenu en ligne de vos événements comme un aimant principal
Ce qui est génial à propos d'un événement en ligne, c'est que vous pouvez les enregistrer et continuer à utiliser le contenu une fois l'événement terminé. Une transition réussie d'événements en personne à des événements hybrides signifie être en mesure de tirer parti du contenu en ligne et de l'utiliser comme un aimant principal. Par exemple, vous pouvez fournir des sessions vidéo sous forme de contenu fermé, en demandant en retour des informations sur les personnes. Vous pouvez faire de même avec les diapositives des orateurs. Ou vous pouvez publier un e-book basé sur le contenu de votre événement en ligne et cibler des prospects de haute qualité qui pourraient plus tard devenir vos prospects ou clients payants.
Étape 5. Monétisez le contenu en ligne de vos événements
Il existe plusieurs façons de monétiser votre contenu en ligne, par exemple en enregistrant une série d'interviews ou des sessions de chat au coin du feu avec vos orateurs et en les emballant comme un produit d'information. Vous pouvez également offrir aux gens un accès à vie au contenu en échange de frais spécifiques. Lors d'un événement en personne, il n'y a vraiment pas grand-chose que vous puissiez facturer à part la participation, c'est pourquoi c'est une bonne idée de profiter de l'occasion pour essayer de faire un profit sur votre contenu en ligne.
Ne retardez pas la transition
Vous souvenez-vous quand les gens ont commencé à créer des blogs? Il n'y en avait pas beaucoup au début. Mais avec une bonne promotion et un contenu fort, les professionnels et les amateurs ont pu faire entendre leur voix. Cependant, au fur et à mesure que le monde des blogs décollait, il devenait de plus en plus difficile pour les nouveaux blogs de briser le désordre en ligne. La même chose est vraie pour les événements hybrides et en ligne. Étant donné que les événements en ligne et hybrides sont encore nouveaux, vous avez le temps de vous faire remarquer et de bâtir une marque événementielle forte.
