La plupart des gens sont maintenant d'accord: un événement hybride se compose en fait de 2 événements distincts - un événement en direct et un événement en ligne. Pourtant, pour de nombreux professionnels de l'événementiel, cette «dichotomie» commence par la conception et la production du programme. Mais si vous ne commencez à penser qu'à partir de plusieurs groupes cibles, vous avez déjà sauté des étapes. Où est l'angle mort des événements hybrides?
Momice a la réponse et a écrit un article de blog très intéressant sur les pièges de l'organisation d'événements hybrides. Nous sommes heureux de le partager avec vous:
Qui va où? C'est de la pure gestion des relations!
Qui peut assister en direct? Et qui souhaitez-vous inviter dans la partie en ligne? Être présent en direct peut offrir une valeur ajoutée. Jetons un coup d'œil aux lancements de produits Apple. Ils ont toujours été hybrides pour corona. Des journalistes de longue date et des ambassadeurs importants ont été invités à assister en direct et à voir les nouveaux produits par la suite. La stratégie derrière cela? L'exclusivité conduit à une grande valeur PR. De plus, tous les fans et clients potentiels sont retenus car ils peuvent regarder en direct.
TED utilise également une variante hybride depuis des années. Même s'il y a encore quelque chose à gagner en termes d'interaction et d'expérience en ligne, ils ont toujours réussi à générer l'exclusivité. La stratégie derrière cela est basée sur une forte audience substantielle et donc un réseau intéressant comme valeur ajoutée la plus importante pour la participation en direct. Le résultat: les gens adorent payer quelques milliers d'euros pour un billet.
En bref: la stratégie (réseau) de votre organisation est en tête pour le choix du groupe cible d'un événement hybride. Le public cible principal recevra «la crème de la crème» lors de l'événement en direct - tandis que d'autres pourront regarder ou participer à la section en ligne. Et vos événements?
Vérifiez par vous-même:
- Existe-t-il une stratégie de réseau dans votre organisation?
- Les (différences dans) les groupes cibles sont-elles claires à l'avance?
- Déterminez-vous à l'avance qui peut ou non être présent en direct?
- Ou l'invité peut-il choisir lui-même?
- Combien de places avez-vous disponibles pour les deux événements?
- Les participants sont-ils autorisés à amener quelqu'un (en direct / en ligne)
- Utilisez-vous des billets et / ou des prix différents pour les deux parties?
- Qui dans votre organisation est le point de contact pour les deux groupes cibles?
Un objectif ne suffit pas
Des objectifs clairs sont-ils fixés pour les événements au sein de votre organisation? Et un objectif est-il formulé pour un événement hybride? Ou divisez-vous cela en deux objectifs distincts: en direct et en ligne? Lorsque vous utilisez différents groupes cibles, il est logique que les objectifs diffèrent également.
Chaque groupe cible a ses propres besoins et obstacles. Vous pouvez en tenir compte dans la communication (en savoir plus à ce sujet plus loin dans cet article), mais aussi dans le choix du format et du design de votre programme.
Formats hybrides
Au cours de l'année écoulée, nous avons beaucoup appris sur les formats qui fonctionnent bien en ligne. Mais ces formats fonctionnent-ils également pour votre public dans la salle? Peut-être qu'un talk-show n'est pas si attrayant pour votre public en direct.
Les événements avec un élément clair, comme une présentation de produit, peuvent être parfaitement utilisés pour les deux groupes cibles. Mais si vous avez un programme plus long ou plus complexe, vous pouvez grandement améliorer l'expérience en alternant différents formats courts. C'est ce qu'on appelle un format de magazine. Pensez aux orateurs sur scène, aux vidéos, aux tables rondes, etc. Considérez toujours ce que le spectateur verra à l'écran, mais ne perdez pas de vue le «décor» de la salle.
Essayez également d'imaginer comment les internautes participent à vos événements hybrides. Regardent-ils leur ordinateur portable entre les deux? Ou avec des collègues? Des soirées de téléspectateurs sont organisées pour certains événements: de petits groupes regardent ensemble la (partie plénière de) l'événement en ligne. En tant qu'organisateur, vous pouvez également stimuler l'organisation de fêtes de spectateurs (par exemple dans l'invitation ou sur le site Web de l'événement).
Programme hybride
Une fois que vous avez défini votre (vos) format (s), vous pouvez commencer à concevoir le programme. Beaucoup a déjà été écrit à ce sujet, c'est pourquoi nous avons visualisé un éventuel programme hybride avec les différents groupes cibles:
Comme vous pouvez le voir, seules quelques parties sont identiques pour les deux groupes cibles. Tous les blocs de couleur claire indiquent quelles parties diffèrent - et pour lesquelles un programme et un script séparés doivent être créés.
Interaction collaborative
Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, vous concentrez l'interaction du public sur les deux publics. Réfléchissez bien à la manière dont vous souhaitez utiliser l'interaction. Les participants du public peuvent-ils également voter sur les mêmes sondages? Ou voulez-vous afficher la différence à l'écran (donc deux groupes cibles différents). Et quels outils utilisez-vous pour cela?
N'oubliez pas que l'interaction avec le public n'est pas un «gadget» que vous n'ajoutez qu'à la fin, mais une partie essentielle qui doit être intégrée et conçue dès le début.
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L'angle mort: enregistrement et communication
L'invitation est le premier point de contact avec votre (vos) groupe (s) cible (s). Pour vous assurer de faire la bonne promesse aux bonnes personnes, il est essentiel que le programme et le contenu soient établis avant d'envoyer l'invitation.
Posez-vous les questions suivantes:
- Comment répartissez-vous l'enregistrement et la communication de votre groupe cible? Avec des tickets différents, une question sous la forme ou 2 événements différents votre logiciel événementiel?
- Les invités peuvent-ils choisir ce pour quoi ils s'inscrivent?
- Qu'arrive-t-il à l'inscription d'un participant en direct qui souhaite toujours participer en ligne ou vice versa?
- Comment gérez-vous la liste des invités? L'ouvrez-vous à tous les participants? Ou juste pour un public en direct?
- Comment gérez-vous les inscriptions aux ateliers ou aux ateliers? Et comment les participants en ligne obtiennent-ils les bons liens?
- Y a-t-il un nombre maximum de participants pour 1 des 2 parties? Êtes-vous en train de mettre en place une liste de réserve?
- Comment garantissez-vous une communication et des mises à jour correctes pour les deux groupes cibles?
Comme vous pouvez le voir, la communication avec un événement hybride peut devenir assez complexe. De bons logiciels et outils sont indispensables dans ce processus!
Données et évaluation: séparées ou séparées?
Comment déterminez-vous le succès de l'événement par la suite? Vous devriez avoir défini des objectifs pour la partie en direct et en ligne. Évaluez-vous tout en même temps? Ou divisez-vous l'évaluation en deux parties? Quelles données sont disponibles pour les deux évaluations? Et comment les collectionnez-vous? Le bon logiciel peut vous aider à collecter:
- NPS (Net Promoter Score)
- Événement de notation moyenne
- Commentaires sur l'enquête sur l'événement ouvert
- Résultats des sondages
- Données de la visionneuse
- Spectacle et non-présentation à la partie en direct
- Participation à l'atelier (en direct et en ligne)
Ces outils et techniques sont essentiels
Maintenant que vous savez où se trouve l'angle mort lors de l'organisation d'un événement hybride, vous pouvez également mieux estimer les plates-formes ou les logiciels dont vous avez besoin pour permettre aux deux groupes cibles de participer sans effort. Nous énumérons quelques éléments que vous ne pouvez pas ignorer:
- Logiciel d'inscription (mailings, billets, site Web, page de diffusion en direct)
- Outil de diffusion en direct (à fournir vous-même ou via un partenaire de diffusion en direct)
- Outils d'interaction (sondages, chats)
- Plateforme pour les séances en ligne (y compris les conseils pour la prochaine session)
- Outils d'évaluation (enquête sur les événements, données des téléspectateurs, enregistrement et départ en ligne et hors ligne)
En bref : vous avez besoin d'outils professionnels pour garantir une participation harmonieuse des deux groupes cibles. Une réflexion approfondie sur chaque étape doit être effectuée avec beaucoup de précision pour un événement hybride et sans logiciel d'événement professionnel, il y a de fortes chances que cela devienne un grand chaos. Il est donc très important de réfléchir à l'avance aux bonnes étapes et aux outils associés.
Inscription: événements hybrides de webinaires
Momice approfondit ce sujet dans les événements hybrides du webinaire Momice.
