« Soyez réaliste ! » « Créez une feuille de calcul Excel détaillée ! » « Soyez clair sur vos objectifs ! » Ce ne sont là que quelques-uns des conseils que reçoivent les organisateurs d'événements lorsqu'ils planifient leur budget.
Beaucoup d'entre vous ont probablement passé d'innombrables heures à concevoir des feuilles de calcul Excel colorées, à comprendre les concepts par colonne et à essayer de se souvenir de tous les fournisseurs et services pour lesquels vous devrez payer. Mais peu importe le nombre de fois que vous avez vérifié votre liste, il y a toujours quelque chose que vous avez oublié, un chiffre que vous avez mal calculé ou une dépense que vous n'aviez pas prévue.
Et bien, devinez quoi ? Bien que de nombreux experts et blogs vous encouragent à suivre leurs conseils en vous promettant un résultat sans faille, vous courrez toujours le risque d'établir un budget erroné. Alors, avant d'apprendre à utiliser Excel ou des formules mathématiques complexes pour calculer les coûts et les dépenses de votre événement, comprenons les erreurs budgétaires les plus courantes que vous pourriez commettre.
Erreur n°1 : Vous faites trop confiance à votre raisonnement
Mauvaise nouvelle : vous n'êtes pas doué pour prendre des décisions rationnelles en matière d'argent. Bonne nouvelle : vous n'êtes pas seul. C'est ainsi que fonctionnent les humains. Dans son livre Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions, le professeur Dan Ariely note que contrairement aux hypothèses économiques standard sur la prévalence de la rationalité dans les choix liés à l'argent, les gens sont beaucoup moins rationnels lorsqu'il s'agit de décisions financières.
Le chercheur explique que lorsqu'ils font des choix en fonction de l'argent, les gens sont sensibles à différentes influences de leur environnement, à la myopie et aux émotions non pertinentes. Supposons que pour votre prochain événement, vous devez choisir entre deux services de restauration. Le premier offre une qualité et des normes plus élevées que le deuxième, et vous le savez. Le forfait de restauration que vous souhaitez pour l'événement comprend des rafraîchissements, des fruits et des sandwichs. Les prix sont les mêmes pour les deux entreprises, mais la deuxième (de qualité et de normes inférieures) fournit les fruits gratuitement.
Les résultats de l'enquête de Dan Ariely montrent que même si vous payez le même prix pour les deux traiteurs, vous êtes plus susceptible d'acheter auprès du deuxième en raison de l'option fruits gratuits. Comme le souligne Ariely, « GRATUIT ! nous donne une telle charge émotionnelle que nous percevons ce qui nous est proposé comme étant bien plus précieux qu'il ne l'est en réalité. »
Le résultat ? Vous avez payé le même montant, mais vous avez volontairement fait appel à une entreprise de restauration avec des standards inférieurs.
Conseil EventProf : Il est assez difficile de suivre et de réaliser l'erreur dans ces petites décisions financières. Avant de prendre une décision, notez tous les avantages et inconvénients de chaque service ou produit. De cette façon, vous pourrez mieux visualiser ce que vous avez à gagner ou à perdre. Ne soyez pas pressé et donnez-vous le temps d'évaluer chaque étape.
Erreur n°2 : Vous êtes prêt à payer plus pour des services ou des produits de mauvaise qualité
Cela semble fou, n'est-ce pas ? Mais la vérité est que vos décisions financières vous feront souvent perdre de l'argent sans même que vous vous en rendiez compte. Selon Daniel Kahneman, célèbre psychologue et lauréat du prix Nobel d'économie en 2002, « la décision d'investir des ressources supplémentaires dans un compte déficitaire, alors que de meilleurs investissements sont disponibles, est connue sous le nom d'erreur des coûts irrécupérables, une erreur coûteuse qui s'observe dans les décisions grandes et petites. »
En d'autres termes, l'erreur des coûts irrécupérables est responsable de votre aveuglement lorsqu'il s'agit d'investir davantage dans des produits qui ne fonctionnent pas. Par exemple, imaginons que vous ayez payé une somme importante pour un logiciel de gestion d'événements qui, au lieu de vous aider à résoudre des problèmes logistiques, semble inutile. En raison de votre investissement et de votre enthousiasme initial pour l'utilisation de ce produit, vous seriez prêt à payer encore plus pour obtenir une version plus avancée du logiciel, pensant qu'elle répondra mieux à vos besoins. Comme le note Erik Sherman dans son article sur Inc.com, « personne n'aime avoir jeté de l'argent par les fenêtres, alors vous pensez qu'en dépensant un peu plus, vous pourrez récupérer la dépense précédente. Trop souvent, cela conduit à la situation appelée « jeter de l'argent par les fenêtres ».
Conseil EventProf : Si quelque chose pour lequel vous avez payé ne fonctionne pas, n'essayez pas de le « sauver » en investissant encore plus d'argent dans une version améliorée ou avancée. Soyez conscient de vos décisions et établissez un protocole strict concernant les produits ou services événementiels qui ne parviennent pas à produire les résultats escomptés.
Erreur n°3. Vous avez un état d’esprit optimiste concernant les dépenses
Il est toujours bon d'être optimiste quant aux résultats que vous obtiendrez lors de la planification d'un événement, mais cela peut se retourner contre vous en ce qui concerne votre budget. Selon Daniel Kahneman, les personnes trop optimistes lors de la planification du budget d'un projet « finissent par payer beaucoup plus que si elles avaient établi un plan réaliste et s'y étaient tenues ».
Kahneman suggère que « les erreurs dans le budget initial ne sont pas toujours innocentes. Les auteurs de plans irréalistes sont souvent motivés par le désir de faire approuver le plan – que ce soit par leurs supérieurs ou par un client – et par le fait de savoir que les projets sont rarement abandonnés inachevés simplement à cause de dépassements de coûts ou de délais d'exécution. » Et vous ? Ressentez-vous le besoin de faire plaisir à vos clients en présentant un budget événementiel erroné ? Minimisez-vous inconsciemment les coûts de planification de l'événement, faisant preuve d'un optimisme injustifié ? Peut-être devriez-vous revoir le budget de l'événement et ajuster les faibles dépenses à une prévision plus réaliste.
Conseil EventProf : Analysez les contrastes. Après avoir rédigé la première version du budget, examinez-la et adoptez un état d'esprit négatif en augmentant les dépenses. Vérifiez ensuite la version « optimiste » et « pessimiste » du budget. Ensuite, trouvez l'équilibre entre les deux et ajustez les dépenses à un plan plus réaliste (ni trop optimiste ni trop pessimiste). De cette façon, vous établirez un budget événementiel fiable, protégeant vos clients des grosses surprises.
Conclure
En planifiant le budget de votre prochain événement, sachez que les véritables erreurs que vous ferez ne sont pas liées à vos compétences mathématiques ou informatiques. En matière d'argent et de budget, soyez particulièrement prudent quant à la logique de votre prise de décision. Soyez prêt à échouer et à trouver des solutions rapides. Vérifiez tout et analysez soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque choix que vous ferez. De plus, maintenez un état d'esprit plus réaliste, ce qui vous permettra d'être moins influencé par des émotions non pertinentes et des facteurs externes. Et bien sûr, utilisez notre logiciel de budgétisation événementielle gratuit. Bonne chance !
Source: Photo: Unsplash - Alexander Grey
