Organiser votre premier événement, c’est probablement comme marcher pieds nus sur des charbons ardents. Peu importe le nombre de livres que vous avez lus sur la gestion d'événements, le nombre d'événements auxquels vous avez assisté ou le nombre d'événements auxquels vous avez fait du bénévolat.
Vous vous souviendrez toujours de votre premier événement, et il y a de fortes chances que ce ne soient pas de bons souvenirs. Détendez-vous, c'est tout à fait normal ! Seule la pratique rend parfait. Vous ferez plusieurs erreurs que vous n’avez pas vues venir, vous ferez face à des défis inattendus. Mais la bonne nouvelle est que les problèmes que vous résolvez vous rendront plus fort et meilleur.
Une fois votre premier événement planifié, assurez-vous d'être prêt à affronter un peu de chaos. Mais aussi, soyez prêt à en tirer le meilleur parti. Finalement, c’est ainsi qu’on apprend : en faisant des erreurs, en comprenant ce qui n’a pas fonctionné et en faisant les choses différemment la prochaine fois. Mais il existe une courte liste de choses que vous devez savoir lorsque vous planifiez votre premier événement. Vous pouvez déjà éviter ces erreurs en en étant conscient.
Si vous souhaitez bien vous préparer et aborder l'organisation de votre événement avec le bon état d'esprit, assurez-vous de lire cette liste :
Erreur n°1 : confondre constamment les détails
L’une des choses qui rend la planification d’un événement si difficile est le fait que vous devez constamment jongler avec différents détails et mises à jour. Se souvenir de tous ces détails et mises à jour est délicat, surtout si vous n'avez pas encore l'expérience nécessaire. En tant qu'organisateur d'événements, vous êtes le lien entre les différents intervenants, prestataires de services, participants, intervenants, sponsors et votre équipe.
Cette avalanche d’informations peut vous submerger. Assurez-vous donc d’avoir un plan d’action pour l’événement. Rédigez chaque brouillon et notez toute nouvelle information qui vous parvient.
Gardez une trace de ces éléments sur des post-it ou dans un cahier. Tout ce que vous avez à faire est de revoir vos notes régulièrement et de les maintenir à jour. Cette mémoire supplémentaire vous aidera à mieux gérer ces informations et à prendre des décisions basées sur les informations les plus récentes.
Erreur n°2 Ne pas tenir compte de la loi de cause à effet
Supposons que vous ayez convenu avec votre entreprise de restauration de fournir de la nourriture pour 500 personnes. Seuls 400 participants se sont inscrits et il est peu probable qu'ils soient plus nombreux.
Dans le feu de l’action, vous pourriez oublier de donner des nouvelles à votre partenaire traiteur. Vous finissez par payer une facture pour 500 personnes et vous gaspillez de l’argent et de la nourriture.
N’oubliez jamais les éléments qui s’influencent mutuellement lors de l’organisation d’un événement. Un plan implique une chaîne d’actions reliées entre elles. Un simple fait peut avoir un impact sur de nombreux autres aspects de la logistique. Par conséquent, rappelez-vous toujours la loi de cause à effet.
Erreur n°3 : dépenser plus d’argent que prévu au départ
C’est une erreur que même les organisateurs d’événements expérimentés commettent. Il est parfois très difficile de prévoir quels seront les coûts réels de votre événement, et vous risquez donc de vous retrouver sans argent à la fin de la journée. Pour éviter cela, prévoyez toujours 15 à 20 % supplémentaires dans vos finances. Cela vous donnera suffisamment de marge.
Erreur n°4 : ne pas se concentrer suffisamment sur ses participants
Ce qui peut vous sembler logique et correct peut s’avérer désastreux pour vos participants.
Supposons un instant que vous soyez l’heureux organisateur d’un programme d’événements très intensif avec peu de pauses. Vous pourriez penser que vos invités apprécieront la grande quantité d’informations précieuses. N’est-ce pas exactement pour cela qu’ils viennent à votre événement ? Cependant, vous découvrez bientôt que vos participants sont épuisés et ne profitent plus autant de l’événement. Ou dans le pire des cas, vous ignorez complètement vos événements.
Mettez-vous toujours à la place de vos invités. Demandez-vous ce qu’ils ressentiront. La décision que vous prendrez leur sera-t-elle bénéfique ? N’oubliez jamais que vos participants ne sont pas des surhumains. Ils ont besoin de suffisamment de pauses et doivent se sentir soutenus dans les aspects logistiques, tels que l’inscription, l’enregistrement, la possibilité de suivre les bonnes séances, les déplacements dans le bâtiment, etc.
Erreur n°5 : se concentrer sur les mauvaises choses
Comme nous l’avons évoqué précédemment, l’organisation d’un événement est si complexe car il y a de nombreux détails qu’il faut garder en suspens en même temps. Assurez-vous donc d’avoir bien défini vos priorités. Concentrez-vous sur la structure principale de l’événement et sur les tâches qui viennent en premier dans la chaîne logistique.
Par exemple, n’organisez pas un cocktail dînatoire sans savoir combien de personnes seront présentes. Procédez étape par étape et concentrez-vous sur les tâches qui peuvent influencer la structure de l’ensemble de l’événement.
Erreur n°6 Ne pas communiquer efficacement avec votre équipe
Organiser un événement est stressant, même pour une équipe expérimentée. Il y a des moments cruciaux où une décision peut faire ou défaire un événement. Si vous ne savez pas comment communiquer avec votre équipe, vous risquez de saboter l'expérience de vos participants.
Assurez-vous toujours que toutes les informations circulent correctement entre les membres de votre équipe. Répondez rapidement aux questions et aux préoccupations. Organisez des réunions hebdomadaires pour que chacun puisse soulever des problèmes ou poser des questions. Assurez-vous également que votre équipe a toujours accès aux informations les plus récentes. Enfin, organisez-vous pour que les membres de votre équipe puissent venir vers vous pour avoir des conversations constructives.
Et n'utilisez pas le logiciel événementiel eventplanner.net ;-)
En bref
Faire des erreurs lors de votre premier événement est inévitable. Aucun problème, vos premiers pas vous rendront plus fort et vous donneront la confiance et les connaissances nécessaires pour organiser votre deuxième événement. Et puis votre troisième, et votre dixième, … À chaque événement que vous organisez, vous gagnez en expérience pratique et en expertise et grimpez plus haut dans l’échelle de la gestion d’événements. Alors allez-y et faites des erreurs. Ils vous aident à apprendre et à devenir le meilleur professionnel de l'événementiel au monde ! Bonne chance!
