Alors, vous travaillez dans l'événementiel ? Que vous soyez responsable événementiel dans une grande entreprise ou que vous travailliez dans une agence événementielle, vous savez que c'est l'un des métiers les plus stressants au monde.

À présent, vous avez probablement géré d’innombrables événements, grands et petits, souvent avec des délais serrés de dernière minute.

Tout commence avec le client.

Les décisions sont souvent prises au dernier moment. « Nous avons encore du temps, un bon organisateur d'événements peut y arriver en quelques jours », entend-on souvent. Mais plus on tarde, plus cela devient difficile et coûteux. C'est comme réserver un billet d'avion : plus on tarde, plus c'est cher et moins il y a d'options.

Alors, comment gérons-nous ces projets ?

Que le concept de l'événement soit déjà élaboré ou qu'il commence à prendre forme, nous engageons la bonne équipe, des concepteurs aux techniciens et planificateurs. Avec toute notre équipe « en interne », il est facile pour nous de nous réunir et de discuter du projet. ARAM est une équipe de plus de 50 professionnels à temps plein, ce qui nous permet de réagir rapidement et d'agir sans avoir besoin de rechercher des freelances disponibles « dans la ville ». Bien que nous collaborions avec des freelances, l'équipe principale est composée de nos experts internes.

L'expérience compte.

La Pologne compte de nombreux freelances talentueux, mais les meilleurs sont très demandés, constamment en déplacement et les journées sont limitées. Lorsqu'un expert n'a pas le temps de se plonger dans un projet parce qu'il est occupé par un autre, l'ensemble du processus en pâtit. Des analyses rapides « intermédiaires » peuvent aider, mais une planification solide nécessite une analyse, une réflexion et une collaboration plus approfondies. C'est pourquoi notre équipe se réunit toujours rapidement pour analyser les nouveaux projets et remettre une première ébauche au client ou à l'agence. Nous n'acceptons pas tous les projets, surtout si nous sommes déjà engagés dans d'autres projets qui nécessitent toute notre attention et notre préparation.

Comment la quantité et le type d’équipement affectent-ils les coûts ?

Tout le monde veut les meilleures solutions et les plus récentes. Les visualisations époustouflantes impressionnent les clients – jusqu'à la première estimation du budget, qui dépasse souvent le budget prévu. Et le temps presse.

Une fois qu'une visualisation parvient au client, des coupes sont souvent effectuées pour « réduire » le projet, afin qu'il soit similaire mais qu'il corresponde au budget. Nous réduisons là où nous le pouvons, mais le coût ne baisse pas. Pourquoi ?

Aujourd'hui, les coûts de main-d'œuvre dépassent ceux des équipements. Retirer quelques dispositifs d'éclairage ou compteurs LED d'un projet ne réduira pas significativement son coût. Réduire les équipements sans modifier la structure, la complexité et le temps requis pour la construction n'a que peu d'impact réel sur le budget.

Les producteurs expérimentés le comprennent bien.

Pour que le projet respecte le budget, il faut réduire le nombre de personnes et d’heures de travail. Cela signifie qu’il faut repenser complètement le projet pour qu’il soit similaire mais plus efficace. Une conception créative et une planification intelligente sont ici essentielles – elles nécessitent plus de connaissances et d’expérience que la création d’une visualisation attrayante. Les visualisations, comme le papier, tolèrent tout.

C'est pourquoi, qu'il s'agisse d'un projet d'artiste indépendant ou d'une création à partir de zéro, nous optimisons chaque projet pour répondre aux exigences budgétaires. De cette façon, le concept présenté au client ressemblera exactement à la réalisation finale.

Un projet bien préparé peut évoluer, mais il est adapté dès le départ au budget du client. Même s'il paraît modeste au départ, on peut toujours y ajouter des options. Des changements bien justifiés ont plus de chances de recevoir un financement supplémentaire.

En nous impliquant dès le début, vous avez la garantie d'un projet qui pourra être réalisé dans le cadre du budget fixé. Oui, nous souhaitons parfois ajouter plus de lumières et de multimédia, mais « plus » ne signifie pas toujours « mieux ». Vous pouvez toujours ajouter quelque chose si nécessaire.

Ce modèle est-il efficace ?

Nous savons que cette approche est rare en Pologne. Depuis des années, nous nous efforçons de travailler de manière organisée et réfléchie, ce qui garantit des résultats prévisibles, réduit le stress de la production et rend le processus confortable pour toutes les personnes impliquées, qu'il s'agisse d'un grand concert, d'un événement, d'un tournoi sportif ou d'une conférence.

Notre équipe est un groupe stable de visages familiers. Parfois, nous faisons appel à des personnes qui en ont assez du chaos de l'industrie et qui souhaitent essayer de travailler dans un environnement de production d'événements techniques plus organisé, bien qu'exigeant.

Nous savons comment planifier et concevoir judicieusement des scénographies multimédias et où rechercher des économies avant que le premier projet n'atteigne le client.

Avez-vous eu la chance de travailler avec nous ?

En tant qu'une des rares entreprises polonaises, nous avons réalisé des projets dans le monde entier, dans les plus grandes arènes et hôtels d'Europe, des États-Unis, du Brésil et de Chine. Partout, les budgets comptent et tout le monde veut dépenser le moins possible. Une planification minutieuse et des concepts bien pensés sont, à notre avis, la seule façon de réaliser de grands projets aujourd'hui.