Comment utiliser les budgets ?

Dans cette section, nous allons apprendre à créer le budget de votre événement avec notre logiciel de planification d'événements. Les budgets permettent de suivre toutes les dépenses liées à votre événement et, si vous le souhaitez, également les revenus. Ils s'intègrent également parfaitement dans un plan financier solide. Ainsi, vous ne manquerez jamais la cible lorsqu'il s'agira de budgétiser votre événement.

Accédez à « Budgets » dans le volet de gauche. En haut, aligné à gauche, vous remarquerez que vous êtes dans le même événement que lors de votre dernière action dans le logiciel eventplanner.net. Si c'est votre première fois ici, le budget s'affichera actuellement vide.

Ajouter un budget

Tout d’abord, cliquez sur « Ajouter une ligne budgétaire ».

Ensuite, nous devons entrer une catégorie. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Inspiration
• Agence événementielle
• Restauration
• Lieu
• Divertissement
• Décoration
• Photo/vidéo
• De location
• Personnel
• Sécurité
• Transport
• Invités
• Logiciel
• Budget
• Commercialisation

Une fois la catégorie sélectionnée, insérez une description (celle que vous jugez la plus appropriée, de préférence quelque chose de distinctif et facile à identifier).

Vous avez ensuite la possibilité de sélectionner soit un coût (par exemple, l'impression de billets) soit un revenu (par exemple, la vente de billets).

Dans la section « Fournisseur », commencez simplement à saisir le nom et un certain nombre de résultats apparaîtront. Sélectionnez l'entreprise, puis remplissez les informations d'identification restantes. Si le fournisseur n'est pas sur la plateforme eventplanner.net, vous pouvez simplement y saisir ce que vous voulez.

Déterminez si le coût ou le revenu est un prix fixe ou un prix unitaire. Si vous devez modifier le nombre d'unités, cochez la case « Modifier manuellement le nombre d'unités ».

• Important ! Le prix unitaire sera multiplié par le nombre de participants. N'oubliez pas que ce montant est déterminé lorsque vous créez un nouvel événement, sauf si vous le modifiez manuellement.

Si le nombre total de participants change, par exemple en raison d'annulations, il est préférable de le mettre à jour dans les paramètres de l'événement en sélectionnant « Afficher les informations » sur n'importe quelle page, puis en cliquant sur « Modifier ». Les modifications seront répercutées sur tous les autres outils du logiciel eventplanner.net, y compris vos calculs de budget (sauf si vous avez coché la case pour une saisie manuelle).

Lorsque tous les champs sont renseignés, sélectionnez « Ajouter une ligne budgétaire ».

Si vous ajoutez d'autres coûts sous la même catégorie, vous remarquerez qu'ils sont regroupés comme tels dans l'écran budgétaire principal. En haut, vous voyez le coût total de l'événement.

Différents scénarios

La prochaine chose que nous pouvons faire, et qui est vraiment utile si vous organisez des événements de plus grande envergure, est de créer différentes versions de votre budget. Vous souhaiterez peut-être avoir une visibilité sur un scénario optimiste et pessimiste de votre événement.

Pour ce faire, vous pouvez soit :

(a) créer une nouvelle version du budget à partir d'une feuille vierge

ou

(b) copier la version actuelle, la renommer et la modifier si nécessaire.

Cliquez simplement sur la flèche déroulante à côté du titre du budget et choisissez l'une des options. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».

C'est également une bonne idée pour le contrôle des versions. Vous pouvez enregistrer périodiquement une copie du budget afin de toujours disposer d'une référence utile pour revenir sur l'historique du projet.

Calcul de la TVA

Une autre chose à garder à l’esprit est de savoir si vous souhaitez inclure ou exclure la TVA dans vos calculs.

Cliquez sur le bouton « Afficher les informations », puis sur « Modifier ». À mi-chemin de la page, vous verrez une case à cocher indiquant « Utiliser les prix hors TVA dans les budgets »

Par défaut, tous les prix incluent la TVA, ce qui signifie que l'outil utilise les prix bruts dans ses calculs. Mais supposons que vous souhaitiez travailler hors TVA, vous pouvez le faire en cochant cette case.

• Important ! Vous pouvez modifier le budget d'un événement pour qu'il s'applique hors TVA. Mais n'oubliez pas qu'une fois que vous l'aurez fait, vous ne pourrez plus revenir en arrière. C'est une voie à sens unique. Si vous souhaitez créer un budget d'événement sans TVA, le mieux est de cocher cette case lors de la création de l'événement.

Lorsque vous cochez la case TVA, vous verrez désormais une autre colonne dans vos budgets indiquant « TVA ». À l'heure actuelle, le pourcentage de TVA est vide, car nous ne saisissons pas ces données lors de la création des budgets.

Si vous modifiez le statut de TVA du projet après avoir créé des lignes budgétaires, vous devez les modifier à nouveau et saisir le pourcentage manuellement, une par une. Cliquez simplement sur chaque ligne budgétaire que vous souhaitez modifier, saisissez le pourcentage correct, puis enregistrez.

Le résultat ? Vous pouvez maintenant constater que la TVA est calculée séparément. Les prix sont indiqués hors TVA, le montant de la TVA, puis le total TVA comprise.

N'oubliez pas que lorsque vous travaillez avec plusieurs versions du budget, les versions précédentes ne changent pas lorsqu'une version a été modifiée. Vous devrez répéter les étapes décrites ci-dessus pour chaque version de budget dont vous disposez. C'est pourquoi il est si important de bien faire les choses lors de la création de l'événement, afin d'éviter de dupliquer vos efforts.

N'oubliez pas que vous pouvez également partager votre budget avec vos pairs, ce qui vous permet de l'examiner et de collaborer ensemble.

Notre prochaine et dernière étape est « Contacts », où nous apprendrons tout ce qu'il y a à savoir sur les utilisateurs et les contacts de vos événements. À bientôt de l'autre côté !