Un script affiche les événements, rendez-vous et tâches par ordre chronologique dans le contexte de votre événement. Cela indique qui est responsable de quelle tâche, à quel moment et à quel endroit.
Un scénario est indispensable à la bonne organisation de votre événement et crucial pour définir les responsabilités. Le scénario révèle rapidement où quelque chose peut mal tourner et où une approche ou une intervention spécifique est requise.
Pour certains événements, il est nécessaire d'inclure toutes les actions dans le script six semaines avant l'événement. Pour les autres événements, les préparatifs sont minimes et il est préférable de se concentrer uniquement sur l'événement lui-même. Un scénario perd souvent de vue le suivi (phasing out, discussion, etc.).
Les employés internes ont besoin d'un script complet avec tous les détails. Les fournisseurs n’en ont pas besoin. Créez un script distinct pour eux avec uniquement les grandes lignes et les points qui influencent directement leurs actions. Vous pourrez ainsi rédiger un scénario raccourci pour les artistes, les hôtesses, le traiteur, etc. Pour les très grands événements, un script séparé est également développé pour le montage et le démontage. Si un événement se déroule dans différentes salles ou lieux, il est utile de fournir au coordinateur de la salle une fiche reprenant tous les aspects relatifs à cette salle. Lorsque vous travaillez avec des scripts abrégés, il est préférable de toujours ajouter un résumé de l'événement global, afin que chacun soit bien informé de l'ensemble auquel il contribue.
Si vous prévoyez un spectacle de grande envergure lors de votre événement, vous devez également créer un script technique. Il précise à la seconde près ce qui doit se passer sur, autour et derrière la scène. L'élaboration d'un tel scénario est une tâche complexe car, outre les évidences, il doit également contenir tous les indices (instructions) de la mise en scène et tous les mouvements de toutes les personnes impliquées dans la production (machinistes, techniciens, etc.). Il est donc préférable d'élaborer le scénario technique en collaboration avec des techniciens expérimentés et le metteur en scène du spectacle.
Modèle de script gratuit dans le logiciel événementiel eventplanner.net
Grâce au logiciel gratuit d'eventplanner.net pour organiser votre événement, vous n'avez plus besoin de travailler dans des tableurs. Grâce à nos « scripts » intelligents, vous pouvez facilement gérer votre script ou votre feuille d'appel en ligne ou depuis l' application iOS ou Android de eventplanner.net. Encore plus : vous pouvez facilement partager votre script avec tous vos co-organisateurs et fournisseurs afin que chacun dispose à tout moment de la dernière version de votre script !
Néerlandais
Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je evenement. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats.
Een draaiboek is onontbeerlijk voor een goede organisatie van je evenement en cruciaal bij het afbakenen van verantwoordelijkheden. Via het draaiboek komt snel aan het licht waar er iets kan mislopen en waar een specifieke aanpak of interventie is vereist.
Voor sommige evenementen is het noodzakelijk om alle acties vanaf zes weken voor het event in het draaiboek op te nemen. Bij andere events zijn de voorbereidingen minimaal en kun je je het beste alleen op het event zelf concentreren. Vaak wordt bij een draaiboek de nazorg uit het oog verloren (afbouwen, nabespreken ...).
Interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details. Leveranciers hebben daar geen behoefte aan. Maak voor hen een apart draaiboek met alleen de grote lijnen en de punten die hun acties rechtstreeks beïnvloeden. Zo kun je voor artiesten, hostesses, catering enzovoort een verkort draaiboek opstellen. Bij heel grote evenementen wordt er ook voor de op- en afbouw een afzonderlijk draaiboek uitgewerkt. Vindt een evenement plaats over verschillende zalen of locaties, dan is het handig om de zaalcoördinator een sheet te bezorgen met daarop alle aspecten die betrekking hebben op die zaal. Wanneer je met verkorte draaiboeken werkt, kun je het beste telkens ook een samenvatting van het globale evenement toevoegen, zodat iedereen goed geïnformeerd is over het geheel waaraan hij bijdraagt.
Plan je een uitgebreide show tijdens je evenement, dan moet je ook een technisch draaiboek maken. Daarin wordt tot op de seconde nauwkeurig vermeld wat er op, rond en achter het podium moet gebeuren. Het opstellen van zo een draaiboek is een complexe taak omdat het naast de evidente zaken ook alle cues (aanwijzingen) voor de regie moet bevatten en alle bewegingen van iedereen die met de productie te maken heeft (stagehands, technici ...). Het technisch draaiboek kun je dan ook het beste samen met ervaren technici en de regisseur van het spektakel opstellen.
Gratis draaiboek template in eventplanner.net eventsoftware
Werk je nog in Excel? Dan kun je deze draaiboek template in Excel-formaat downloaden die je voor je evenement kunt gebruiken als startpunt. Maar er is een veel betere manier dan Excel! Dankzij de gratis software van eventplanner.net om je evenement te organiseren hoef je niet langer in spreadsheets te werken. Dankzij onze slimme 'draaiboeken' beheer je je draaiboek of callsheet gewoon online of vanuit de eventplanner.net iOS app of Android app. Meer nog: je deelt je draaiboek eenvoudig met al je co-organisatoren én leveranciers zodat iedereen op elk moment de laatste versie van jouw draaiboek heeft!
Ik zou graag een goede template vinden die zou passen met mijn personeelsplanning op grote evenementen